Сколько денег надо выделять на закупку канцтоваров? Вопрос не риторический, а для многих компаний и вовсе насущный. Все сотрудники хотят писать красивыми ручками в красивых бизнес-тетрадях, но мало кто из начальников согласен оплачивать эстетические предпочтения своих подчиненных. С другой стороны, есть такие понятия как имидж, статус, и прочие nobless oblige, пренебрегать которыми стратегически неверно.
Давным-давно, когда культуры пользования канцтоваров не существовало, набор «рабочих инструментов» конторского служащего состоял из шести основных позиций: ручка, карандаш, ластик, линейка, ножницы, клей. Как правило, эти нехитрые школьные товары либо выдавались в ограниченном количестве прижимистыми завхозами, либо закупались самими служащими в отделах канцтоваров. Сегодня набор традиционных канцтоваров для офисного сотрудника состоит минимум из 16 позиций: ручка, карандаш, ластик, линейка, ножницы, клей, корректор, степлер, маркер, дырокол, точилка, накопитель (или лоток для бумаг), нож канцелярский, кнопки, скрепки, стикеры. Часть канцтоваров относится к категории товаров длительного использования (степлер, ножницы, дырокол, накопитель, канцелярский нож), другая часть – к товарам активного использования и быстрого расходования (ручки, карандаши, кнопки, скрепки и т.д.). Исходя из этого, и ведется расчет пополнения необходимого набора канцтоваров для офисного служащего. Те предметы, которые могут служить годами – как правило, и обновляются (или закупаются) с периодичностью раз в год, все остальные товары закупаются из расчета 2-3 единицы в месяц.
Формируя бюджет, начинать следует с составления списка сотрудников и краткой характеристики деятельности каждого. Особенно эффективна эта работа для небольших фирм и компаний с численностью от 10 до 30 человек. В отдельной графе напротив фамилии сотрудника необходимо указать минимум товаров необходимых для работы. Например, курьер и водитель должны иметь как минимум блокноты и ручки, юристу нужны файлы, папки, маркеры, накопители, корректор, хороший автоматический карандаш, мягкий ластик, блокнот для записей, визитница, линейка, клей и много-много бумаги (сколько именно бумаг расходует сотрудник, лучше всего спросить у него самого). Секретарю обязательно нужен канцелярский набор, плюс тетрадь для общих записей, плюс блокнот для распоряжений руководителя и непременно яркие, красивые стикеры разных размеров. Ну, и так далее. Вот вы и составили список необходимых канцтоваров для сотрудников своей собственной фирмы. Рядом с канцелярским минимумом поставьте стоимость всех входящих в него товаров. Просуммируйте и получите ответ на вопрос, сколько денег необходимо для закупки канцтоваров. Например, расчеты компании «Комус» показывают, что бюджет на закупку канцтоваров для одного сотрудника в офисе из 20 человек с большим объемом документооборота (к примеру, аудиторская фирма) составляет 1 482 руб. Таким образом, ежемесячный бюджет на офис с двумя десятками сотрудников будет равен 29 640 руб. Затраты на одного сотрудника в офисе из 70 человек равны 740 руб., а ежемесячный бюджет составляет 51 800 руб. А пока можно ориентироваться на данные компании «Комус», согласно которым в компании с разными отделами общей численностью 300 человек бюджет на одного человека составляет 217 руб., в месяц на канцтовары уйдет 65 100 руб. Снижение средней суммы расходов на сотрудника объясняется тем, что с увеличением количества персонала в офисе соотношение между теми, кто занимается документооборотом, и теми, кто выполняет иные функции, смещается в сторону последних. На канцтовары для одного среднестатистического сотрудника офиса, не связанного с большим объемом документооборота, вполне хватает 882 руб. в месяц.
|
